Legalizacja dokumentów

Jakie wymogi należy spełnić, aby zalegalizować dokumenty?
Przedsiębiorca występujący po raz pierwszy o legalizację dokumentów składa dokumenty podstawowe dotyczące jego firmy. Jeżeli nastąpi zmiana w dokumentach podstawowych przedsiębiorstwa, przy kolejnym wniosku o legalizację przedsiębiorca składa aktualnie obowiązujące dokumenty. W przypadku KRS, CEIDG oraz REGON i NIP dopuszcza się aktualne wydruki z określonych przepisami urzędowych stron internetowych.

Dokumenty podstawowe:

  • Dokument z organów rejestrowych potwierdzający prowadzenie przez wnioskodawcę działalności gospodarczej.
  • Zaświadczenie o nadaniu statystycznego numeru identyfikacyjnego REGON.
  • Decyzja albo potwierdzenie faktu nadania numeru identyfikacji podatkowej (NIP).
  • Uwierzytelnione wzory podpisów osób uprawnionych do reprezentowania podmiotu wnioskującego.

 

UWAGA- Zmiana w dokumentacji certyfikatu wolnej sprzedaży.
W przypadku wnioskowania o potwierdzanie własnych deklaracji certyfikatu wolnej sprzedaży produktów, wnioskodawca przedkłada:

  • wniosek o legalizację (Załącznik nr 1)
  • certyfikat wolnej sprzedaży (ilość egz. którą firma potrzebuje mieć zalegalizowaną oraz dodatkowy jeden egzemplarz oryginalnie podpisany, który zostaje w dokumentacji IPH)
  • dokument urzędowy potwierdzający zgłoszenie o dopuszczenie do obrotu konkretnych wyrobów umieszczonych w dokumentach do legalizacji,
  • oświadczenie firmy wnioskującej o legalizację o legalności wprowadzenia do obrotu towarów ujętych w dokumencie do legalizacji (Załącznik nr 4)

Załącznik nr 4 - Oświadczenie na potrzeby FREE SALE CERTIFICATE [pobierz]

 

Procedury szczegółowe legalizacji dokumentów handlowych
Załącznik nr 1-wniosek o legalizację dokumentów [pobierz]

  1. Legalizacja różnych dokumentów handlowych typu: faktury, deklaracje, specyfikacje, umowy, pełnomocnictwa, tłumaczenia inne niż tłumaczy przysięgłych.
    1. Eksporter przedkłada wniosek (załącznik nr 1) i dokumenty do legalizacji.
    2. IPH zatrzymuje jeden oryginalnie podpisany egzemplarz zalegalizowanego dokumentu załączony przez wnioskodawcę.
  2. Legalizacja dokumentów przewozowych, np. konosamentów, faktur transportowych i innych dokumentów związanych z przewozem.
    1. Eksporter przedkłada wniosek (załącznik nr 1) i dokumenty do legalizacji.
    2. W przypadku, kiedy wystawca dokumentu (np. konosamentu, faktury frachtowej) wydaje tylko oryginały, IPH zatrzymuje kserokopię zalegalizowanego dokumentu załączoną przez wnioskodawcę.
  3. Legalizacja świadectw wydanych przez urzędy weterynaryjne, sanitarne, inspekcję handlową.
    1. Eksporter przedkłada wniosek (załącznik nr 1) i dokumenty do legalizacji.
    2. W przypadku, kiedy wystawca dokumentu (np. świadectwa zdrowia, świadectwa wolnej sprzedaży) wydaje tylko oryginały, IPH zatrzymuje kserokopię zalegalizowanego dokumentu załączoną przez wnioskodawcę.
  4. Legalizacja świadectw i zaświadczeń wydanych przez upoważnione jednostki administracji państwowej, samorządu terytorialnego.
    1. Eksporter przedkłada wniosek (załącznik nr 1) i dokumenty do legalizacji.
    2. W przypadku, kiedy wystawca dokumentu wydaje tylko oryginały, IPH zatrzymuje kserokopię zalegalizowanego dokumentu załączoną przez wnioskodawcę.
  5. Poświadczanie autentyczności podpisu osoby upoważnionej, np. na pełnomocnictwie, umowie agencyjnej lub innym dokumencie handlowym.
    1. Eksporter przedkłada wniosek (załącznik nr 1) i dokumenty do legalizacji.
    2. IPH zatrzymuje jeden oryginalnie podpisany egzemplarz zalegalizowanego dokumentu załączony przez wnioskodawcę.
  6. Wystawianie, na podstawie świadectw pochodzenia wystawionych przez urząd celny, dodatkowych świadectw niepreferencyjnego pochodzenia towarów na formularzach Krajowej Izby Gospodarczej, jeśli zagraniczny odbiorca towaru żąda wystawienia takiego świadectwa, w związku z realizacją płatności za towar.
    1. Eksporter przedkłada wniosek (załącznik nr 1) i dokumenty do legalizacji.
    2. We wniosku o wystawienie przez Krajową Izbę Gospodarczą dodatkowego świadectwa pochodzenia, przedsiębiorca powinien podać przyczynę występowania o takie świadectwo i załączyć kserokopię dokumentu, z którego wynika wymóg uzyskania świadectwa pochodzenia wystawionego przez Krajową Izbę Gospodarczą (np. instrukcji dokumentowej od kontrahenta zagranicznego, z banku, itp.). We wniosku powinien być także przywołany numer, data i miejsce wystawienia świadectwa pochodzenia wydanego przez urząd celny. Przedsiębiorca przedkłada w Krajowej Izbie Gospodarczej do wglądu oryginał przywołanego świadectwa pochodzenia wystawionego przez urząd celny, a jego kserokopię załącza do wniosku.
    3. Formularz świadectwa pochodzenia zgodny z wzorem określonym przez Krajową Izbę Gospodarczą wypełnia wnioskodawca. Formularz świadectwa pochodzenia stanowi załącznik nr 2 do niniejszych Procedur. Dokonywanie ewentualnych zmian w wypełnionym formularzu świadectwa pochodzenia będzie możliwe przed legalizacją, w przypadku dostarczenia do Krajowej Izby Gospodarczej wypełnionego formularza również w wersji elektronicznej.


Załącznik nr 2-wzór świadectwa pochodzenia niepreferencyjnego pochodzenia towarów [pobierz]

VI. Dodatkowa legalizacja w Krajowej Izbie Gospodarczej świadectwa pochodzenia wystawionego przez urząd celny (na odwrocie świadectwa) uwarunkowana wymogami kraju odbiorcy towaru.

  1. Eksporter przedkłada wniosek (załącznik nr 1) i dokumenty do legalizacji.
  2. We wniosku o dodatkową legalizację świadectwa pochodzenia wystawionego przez urząd celny, przedsiębiorca wnioskujący powinien podać powód występowania o dodatkową legalizację, który zaznacza w formularzu. Do wniosku przedsiębiorca załącza kserokopię świadectwa pochodzenia wystawionego przez urząd celny.

 

UWAGA!!
IPH nie legalizuje dokumentów potwierdzonych przez tłumacza przysięgłego, notariusza oraz  kserokopii dokumentów „za zgodność z oryginałem”. W przypadku konieczności uwierzytelnienia kserokopii dokumentu eksporter przygotowuje własne oświadczenie  kierowane do zagranicznego klienta potwierdzające informacje zawarte w kserokopii dokumentu. Kserokopia dokumentu (bez potwierdzenia) jest załącznikiem do oświadczenia podlegającego legalizacji.

Działalność legalizacyjna dokonywana jest w imieniu Krajowej Izby Gospodarczej na podstawie ustawy o izbach gospodarczych z dnia 30.05.1989 r., z późniejszymi zmianami, na rzecz podmiotów zarejestrowanych w Polsce.


Załącznik nr 3-cennik

Zapraszamy przedsiębiorców po wcześniejszym potwierdzeniu telefonicznym lub mailowym od poniedziałku do piątku w godzinach 9.00 do 15.00

LEGALIZACJA
Izba Przemysłowo-Handlowa w Krakowie
31-019 Kraków, ul. Floriańska 3
tel.012 428 92 53; 12 428 92 58 fax: 012 428 92 61
e-mail:Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
Osoby do kontaktu:
Danuta Borowska - 12 428 92 53
Ewa Sułkowska - 12 428 92 58
Działalność legalizacyjna jest prowadzona w imieniu Krajowej Izby Gospodarczej
Biuro Legalizacji, Certyfikacji i Karnetów ATA, Dział Legalizacji
ul. Trębacka 4 , 00-074 Warszawa, Polska,
tel: +48 (22) 630 97 13, 630 96 31, 630 97 67
fax: +48 (22) 826 82 31, e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. , www.kig.pl